FAQ: Common Questions for Project Manager Interviews and Discussions
Professional insights on project management methodologies and team leadership
Metodologi apa yang paling sering digunakan (Waterfall, Agile, Hybrid), dan bisa jelaskan contoh penerapannya dalam proyek seperti apa?
1 Hybrid Methodology
Saya paling sering menggunakan metodologi Hybrid, yaitu kombinasi antara Waterfall dan Scrum Agile. Polanya seperti ini: requirement dari klien biasanya datang dalam format yang lebih fixed dan terstruktur, mirip pendekatan Waterfall. Tapi untuk proses development internal, saya gunakan Scrum Agile karena sprint planning, stand-up, dan backlog grooming jauh lebih efektif untuk menjaga kualitas, meminimalkan miskomunikasi, serta memastikan progres bisa dipantau secara teratur.
Dengan Hybrid, saya tetap bisa menjaga kejelasan scope dari klien, tetapi tim development bisa bekerja secara iteratif dan adaptif. Ini membantu menghindari misleading di tengah jalan karena setiap sprint ada review dan pengecekan alignment.
🏦 Waterfall untuk Proyek Perbankan
Untuk proyek perbankan, saya biasanya menggunakan Waterfall penuh. Alasannya: requirement, SOP, dan alur development dari sektor perbankan cenderung ketat dan hampir tidak bisa berubah. Banyak keputusan harus mengikuti regulasi atau aturan internal pusat, sehingga model Agile kurang cocok.
🚀 Agile untuk Startup
Sebaliknya, untuk perusahaan startup atau niche company, saya hampir selalu menggunakan Scrum Agile. Lingkungan mereka lebih dinamis, fitur produk sering berubah mengikuti kebutuhan pelanggan, dan keputusan berbasis data metric. Dengan Agile, tim bisa cepat merespons feedback, bereksperimen, dan mempercepat delivery tanpa terhambat struktur yang terlalu kaku.
Bagaimana untuk menangani multi-project sedangkan team tidak tersedia, apa yang harus di lakukan?
🚨 LANGKAH SEGERA: Tangani Krisis
Transparansi Penuh dengan Stakeholder
Jangan janji yang tidak bisa dipenuhi: Segera komunikasikan keterbatasan tim
Data-driven: Tunjukkan kapasitas tim vs demand proyek
Contoh kalimat: “Saya ingin semuanya berjalan lancar, tetapi dengan tim yang ada, kita perlu memprioritaskan proyek mana yang paling kritikal”
Triase Proyek – Pilah yang Penting vs Kurang Penting
Gunakan matriks Eisenhower:
Lakukan sekarang
Jadwalkan
Delegasi atau simplify
Tunda atau batalkan
🎯 STRATEGI JANGKA PENDEK (Quick Wins)
3. Prioritisasi dengan Metode Ilmiah
MoSCoW Method:
- Must have → Kritikal, wajib diselesaikan
- Should have → Penting tapi bisa ditunda
- Could have → Diinginkan, tidak esensial
- Won’t have → Bisa diabaikan
4. Fase-kan Deliverables
MVP (Minimum Viable Product) approach untuk setiap proyek
- Fase 1: Deliver core functionality saja
- Fase 2+: Enhancements menyusul ketika resources available
⚠️ YANG TIDAK BOLEH DILAKUKAN
- ❌ Jangan memaksa tim kerja overtime → Burnout
- ❌ Jangan janji semua deadline bisa dipenuhi → Trust hilang
- ❌ Jangan micromanage → Produktivitas turun
- ❌ Jangan jadi “Yes Man” → Anda bukan superhero
Bagaimana manage team dan project jika sebagian team dalam posisi WFH dan WFA, Teknik apa yang perlu dilakukan dan waspada terhadap apa sehingga project bisa diserahkan dengan baik dan team tidak burnout?
🏆 STRATEGI MANAJEMEN HYBRID TEAM
1. COMMUNICATION EXCELLENCE
Teknik Komunikasi Efektif:
- Documentasi Terpusat: Gunakan tools seperti Confluence, Notion, SharePoint
- Asynchronous First: Biasakan komunikasi tertulis yang jelas (bukan hanya chat)
- Virtual Office Hours: Sediakan slot waktu tertentu untuk konsultasi cepat
2. TECHNOLOGY STACK YANG TEPAT
Essential Tools:
- KOMUNIKASI: Slack/MS Teams (real-time chat)
- PROJECT MGMT: Jira/Asana/Trello (task tracking)
- DOCUMENTATION: Confluence/Notion/Google Docs
🔥 PREVENTING BURNOUT IN HYBRID TEAMS
Tanda-Tanda Burnout yang Harus Diwaspadai:
- ❌ Bekerja di luar jam normal terus menerus
- ❌ Membalas email/chat di malam hari dan weekend
- ❌ Video camera selalu off dalam meeting
- ❌ Produktivitas menurun drastis
- ❌ Komunikasi menjadi pendek dan negatif
Strategi Pencegahan Burnout:
- Time Boundary Protection
- No Meeting Days: Tetapkan 1-2 hari tanpa meeting
- Core Collaboration Hours: Contoh: 10.00-15.00 untuk sync
- Work-Life Balance Initiatives
- Mandatory Time Off: Pastikan tim mengambil cuti
- Wellness Check-ins: Tanya “How are you REALLY doing?”
💡 BEST PRACTICES TERBUKTI EFEKTIF
- Over-communication is Better – Repeat important messages di multiple channels
- Create “Water Cooler” Moments – Virtual Coffee Break spontan
- Invest in Relationship Building – Onboarding Buddy untuk member baru
- Lead with Empathy & Trust – Focus on outcomes bukan activity monitoring
💪 MINDSET YANG DIPERLUKAN
Dari: “I need to see you working”
Menjadi: “I trust you to deliver”
Dari: “Availability = Productivity”
Menjadi: “Outcomes = Productivity”
Dengan pendekatan yang tepat, tim hybrid justru bisa lebih produktif dan engaged. Kuncinya adalah trust, clear communication, dan empathy!
